新郎新婦と顔合わせ

まず一番最初にやることは「新郎新婦との顔合わせ」だ。
もしキミがこれまで新郎新婦どちらかとしか交流が
なかったのであれば、きっちり自己紹介をして
幹事に選ばれて光栄であること、
全力で企画に取り組むつもりであることを伝えよう。
初回の顔合わせで確認する内容は以下のとおりだ。

①新郎新婦の名前
②披露宴会場
③披露宴の開始時間、終了時間
④二次会会場は決めているか
⑤二次会に招待する予定の人数
⑥披露宴にも二次会にも招待する人の人数
⑦乾杯の音頭は誰にお願いするか
⑧受付は誰にお願いするか
⑨幹事と新郎新婦の役割分担
⑩二次会を行うにあたって、こだわりたことはあるか
⑪幹事スタッフについてどう考えているか

それぞれ順番に見ていこう。

①新郎新婦の名前
念には念を入れて確認しておこう。
スライドで名前を表示するときに、漢字が間違っていたりするとみっともないぞ。斉藤か齋藤か、みたいなところも要チェックだ。

②披露宴会場
③披露宴の開始時間、終了時間
新郎新婦が二次会会場に何時に入れるか計算するために必要だ。

④二次会会場は決めているか
候補があるか、店との相談はしているか、料金の話はしているか。
新郎新婦に強いこだわりがあれば従わざるを得ないが、そうでないなら、極力店探しから調整は巻き取るようにしよう。
新郎新婦が選ぶと雰囲気重視になる。
幹事は雰囲気含めたトータル評価で店を選定すべきだ。

⑤二次会に招待する予定の人数
この時点では大体でかまわない。
会場を探す際にどのくらいの規模かを把握しておく必要があるんだ。
出席候補者リストはなるべく早くもらうようにしよう。
必要な情報は、「名前・続柄・連絡先(メールアドレス)」ね。

⑥披露宴にも二次会にも招待する人の人数
披露宴に出席すれば当然引き出物を持って二次会に行くことになる。
この人数が多いようであればクロークの収容スペースをあらかじめ多めに確保しておく必要があるね。さらに披露宴出席者はフルコースを食べてから来るので、全体の料理量にも影響がある。

⑦乾杯の音頭は誰にお願いするか
できれば新郎新婦共通の友人。もしくは新郎側の友人を1名。
この時点では、決まっていなくてもかまわないよ。

⑧受付は誰にお願いするか
新郎側から2名、新婦側から2名。できれば女性がいい。
こちらも同じく、この時点で決まっていなくても大丈夫。

⑨幹事と新郎新婦の役割分担
幹事がやるのか新郎新婦がやるのか曖昧な作業って
結構あるんだ。
・会場探し
・会場との調整窓口
・出席者への連絡
・予算の管理
・タイムテーブルの作成
・イベントの内容検討
・イベントの景品検討
・BGMの選曲
・プチギフトの選定

とりあえず新郎新婦がどうしても自分達でやりたいってものが
あるかどうか聞いてみよう。
披露宴の準備や、新居の準備などやることがいっぱいで
なかなか二次会までは気が回らないものなんだ。
そんなとき「全部幹事が責任もって面倒見るよ。」なんて
力強く言ってもらえたら・・・。
早速ひとつめの感動をプレゼント、ってわけさ。
※会場探しに関しては、できるだけ幹事に任せてもらったほうがいい。
詳しくはまた後ほど。

⑩二次会を行うにあたって、こだわりたいことはあるか
特に新婦に多いんだけど、「かわいらしい雰囲気の会場がいい」とか
「入場のBGMは○○がいい」とか、部分的にイメージができあがっていることがある。
せっかくキミが探し出した会場が、主役のイメージと合わなかった、
なんてことになるとお互いにアンハッピーだからね。
最初にしっかり確認しておこう。

⑪スタッフについてどう考えているか
これは結構重要だよ。仮にキミが新郎の友人だったとしよう。
新婦側からも何人か幹事を出そうと思ってるの、なんてのはありがちなパターンだよね。
すでにアサインされた後なのであれば、喜んで協力し合う旨を伝えればいい。
(もうその場に同席している可能性もあるけど・・・)
ただ、その時点で特に誰と決めているわけではないというのであれば、
「幹事としてのスタッフは用意してもらわなくてもいいよ」
と伝えよう。
なぜなら、二次会企画の理想形はひとつではなく、人によりけりだから。
船頭多くすれば、間違いなく船は山に登る。
なかなか頻繁に会うこともできないから、意識合わせもしづらいしね。
むしろ幹事補佐を引き受けてくれるメンバをアサインしてもらおう。
縁の下の力持ち的に幹事をバックアップしてもらうんだ。
できればキミが仲良しな友人や後輩がいいだろう。
そうそう、顔合わせのときのゴハン代は、新郎新婦が「よろしくお願いします」という気持ちをこめてごちそうしてくれることが多い。
そんなときは気持ちよく好意を受け取ろう。これから何倍ものお返しをしてあげられるんだしね。
※なのであまり飲み食いしすぎないよう注意。

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